سیستم‏های پاسخ خودکار چه نوع سیستم‏هایی هستند؟

برای هر کسب و کاری، برقراری ارتباط قوی با مشتریان و رهبری آن، یک بخش اساسی است. اگر کسب و کارها در پاسخگویی به مشتریان خود ضعیف عمل کنند و رضایت آن‏ها را جلب نکنند، حتماً مشتریان خود را از دست خواهند داد. از آنجا که 32٪ شرکت‌ها قبلاً از اتوماسیون اطلاعاتی (AI) برای افزایش خدمات به مشتریان خود استفاده می‌کنند، اعتقاد بر این است که اتوماسیون در حال تبدیل شدن به یک سرمایه اصلی در زمینه خدمات به مشتری است. امروزه یکی از ابزارهای مهم برای پاسخگویی سریع و به موقع به مشتریان سیستم‏های پاسخ خودکار است که از کانال‌های مختلف ارتباطی برای پاسخگویی و رفع نیازهای مشتریان استفاده می‏شود. ایمیل‌ها و تلفن گویا هنوز یکی از کانال‌های ارتباطی مهم درهای سیستم‏های پاسخ خودکار است که هنگام تماس با مشاغل بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این وجود، کانال‌های دیگر مانند برنامه‌های پیام رسانی و گفتگوی زنده به سرعت در حال رشد هستند. عدم توجه به این کانال‌های ارتباطی می‌تواند شرکت شما را به سمت ارائه خدمات ضعیف به مشتریان سوق دهد. سیستم‏های پاسخ خودکار، به عنوان پیام‌های پاسخ خودکار نیز نامیده می‌شود که در موقعیت‌های مختلف قابل استفاده هستند. پاسخ دهنده خودکار فقط شامل ایمیل نیست. مردم برای ارتباط با سازمان‏ها راحتی و کارایی می‌خواهند، بنابراین مشاغل باید از کانال‌های ارتباطی دیجیتال استفاده کنند.

سیستم‏های پاسخ خودکار چگونه کار می‌کنند؟

پیشینه تاریخی سیستم‏های پاسخ خودکار به زمانی برمی‏گردد که سازمان‌ها می‌خواستند روابط بهتری را با مشتریان خود مخصوصاً با استفاده از ایمیل ایجاد کنند و آن را تقویت کنند. برای تعریف بهتر، یک پاسخگویی خودکار ابزاری است که به شما امکان می‌دهد پیام‌های از پیش تعریف شده را بر اساس معیارهای مختلفی از قبیل مبدأ پیام، در دسترس بودن تیم و الگوی پیام تنظیم کنید. به لطف سیستم‏های پاسخ خودکار، می‌توانید بر اساس سؤالات پر تکرار، به صورت خودکار به مشتریان خود پاسخ دهید. بیشتر سیستم‏های پاسخ خودکار از سخت افزار و نرم افزار تشکیل شده‌اند. عملکرد این نرم افزار به گونه‌ای است که سؤالی از قبل ثبت شده است را نمایش می‌دهد و یا در تلفن گویا سازمان برای تماس گیرنده پخش می نمایید . در گذشته سیستم‏های پاسخ خودکار فقط ایمیل‌ها بودند؛ اما امروزه شرکت‌ها برای تأثیرگذاری بیشتر از چند کانال ارتباطی برای افزایش پاسخگویی خودکار استفاده می‏کنند روابط خود با مشتری را در کانال‌های مختلف مقایسه کنند.

سیستم‏های پاسخ خودکار چندکاناله چیست؟

سیستم پاسخ خودکار چندکاناله یک پاسخ دهنده خودکار است که توانایی پاسخگویی به یک پیام را در کانال‌های مختلف دارد. با توجه به مبدأ پیام‌های شما، شرکت‌ها می‌توانند پاسخ‌های مشخصی ارائه دهند تا پاسخ‌های خودکار را به سمت مشتریان شما هدایت کنند. آیا هنوز به دنبال برخی از مزایا برای تنظیم پیام‌های پاسخگویی خودکار در شرکت خود هستید؟ در ادامه به بررسی مزایای سیستم‏های پاسخ خودکار خواهیم پرداخت:

• یکی از مزایای این سیستم‏ها آن است که می‏توانید انتظارات را به‌طور خودکار تنظیم کنید، یکی از نکات اصلی در سیستم‏های پاسخ خودکار تنظیم زمان انتظار است و اینکه چه مدت مشتری شما می‌تواند منتظر باشد تا پاسخ را دریافت کند.

• از دیگر مزایای سیستم‏های پاسخ خودکار اضافه کردن شفافیت در پاسخ‏ها است. شفافیت یکی دیگر از عناصر مهم برای وارد کردن پیام‌های خودکار چندکاناله است.

• در نهایت مزیت پیام‌های خودکار چندکاناله امکان برقراری ارتباط با شما در کانال‌های مختلف است. تنظیم پاسخ دهنده چندکاناله به این معنی است که شما می‌توانید از چندین کانال، مشتریان خود را پشتیبانی کنید که بسیار عالی است. چت زنده، پیام رسان فیس بوک، پیام‌های متنی یا هر کانال دیگری می‌توانند خوشبختی را برای مشتریان خود به ارمغان بیاورند.

با توجه به  مزایا و ویژگی‎‏های بسیار  سیستم‏های پاسخ خودکار ، سازمان می‏توانند برای پاسخگویی سریع به مشتریان و ارائه پاسخ‏های مفید برای حل مشکلات آن‏ها به صورت خودکار، می‏توانند سیستم ارتباطات خود را تقویت کنند و علاوه بر حفظ مشتریان فعلی، مشتریان جدیدی را جذب کنند.

برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما تماس بگیرید.